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Cómo usar salas virtuales de videoconferencia

“Una herramienta de videoconferencia profesional puede proveer una sala virtual que puede ser accesada en cualquier momento por hasta 100 usuarios de video en diferentes dispositivos todos al tiempo, todos usando la red y obteniendo la mejor calidad y estabilidad de video y audio”


La forma en que las personas trabajan y colaboran ha cambiado bastante a lo largo de los últimos años, especialmente debido a innovaciones en tecnología Cloud y a la transformación digital. La disponibilidad de otras herramientas de trabajo, como smartphones y tablets, ha cambiado la manera en que las personas consumen, accesan y usan información. Las reuniones visuales se han convertido en una forma simple de conectar con compañeros de trabajo y puede ahorrar una cantidad de tiempo considerable en su ocupada agenda de trabajo.


¿Qué es una sala virtual de videoconferencia?



Este tipo de sala es un espacio digital alojado en la nube. Las personas pueden llamar a la sala virtual en cualquier momento a través de una URL estática lo que hace fácil invitar otras personas usando el mismo link cada vez.


Ya que está alojada en la nube a través de una red de video dedicada, una herramienta de videoconferencia profesional puede proveer una sala virtual que puede ser accesada en cualquier momento por hasta 100 usuarios de video en diferentes dispositivos todos al tiempo, todos usando la red y obteniendo la mejor calidad y estabilidad de video y audio. Y ya que no es necesario estar registrado para unirse a la sala, esto facilita invitar a virtualmente cualquier persona, ya que para unirse, solo es necesario hacerlo desde un navegador web.


Las salas virtuales también incorporan características de salas de videoconferencia tradicional, con la capacidad de adicionar códigos tipo PIN para anfitriones e invitados. Al hacer esto, los invitados permanecen en una “sala de espera” hasta que el anfitrión ingrese a la reunión y haya entrado el código. Con este tipo de funcionalidad, se controla el acceso a la reunión y solo invitados con el PIN podrán acceder a ella. Las salas virtuales incluso soportan audioconferencia tradicional para que los usuarios que no puedan usar video puedan participar a través de sus teléfonos.


El anfitrión de la sala puede controlar la experiencia de la videoconferencia con algunas características clave:

  • “Asegurar la sala” para detener el ingreso de más participantes

  • Ver la lista de participantes e invitar nuevos participantes desde el panel de la solución

  • Silenciar el micrófono de algún participante en particular

  • Desconectar participantes individuales

¿Cómo usarlas?


Siempre disponibles y de fácil acceso


La más grande diferencia entre una sala de reunión física y virtual es la disponibilidad. En una sala virtual no tienes que agendar un espacio físico para poder sostener una reunión, las personas no necesitan desplazarse de una oficina a otra o de un piso a otro y perder tiempo en el proceso.


Puede mantener la sala virtual abierta todo el día si así lo desea, así que es mucho más fácil compartir ideas en el momento en que estas surgen con colaboradores. Muchos usuarios de nuestras soluciones de videoconferencia usan las salas como un espacio abierto para equipos de trabajo. Eso hace posible que la colaboración sea espontánea y el proceso creativo y el seguimiento de ejecución de proyectos sea mucho más efectivo.


Compartir contenido: más opciones


Al usar un sistema de videoconferencia profesional, es posible compartir pantalla, aplicaciones, tableros colaborativos y presentaciones. Tanto anfitriones como invitados en la sala virtual pueden compartir su contenido sin preocuparse por la conexión del equipo, si existe el cable en la sala o si es compatible.



Por ejemplo, si usted desea mostrar una presentación en una reunión, una archivo tipo Excel o un video, su pantalla se hará visible para las personas presentes en la sala virtual y en la sala de reunión física. Esto puede ahorrar tiempo ya que usted no tiene que explicar cada detalle, en vez de eso, puede mostrarlo.


Al ser capaz de compartir contenido con sus colaboradores de forma flexible y versátil, la experiencia de trabajo en sus reuniones cambia de forma radical. Entrenamientos y capacitaciones se hacen mucho más sencillas para que usted pueda concentrarse en el contenido y no en la configuración de la herramienta.


Apropiado para manejo de situaciones de crisis


Si de repente necesita sostener una reunión de emergencia, lógicamente no planeada, sería muy desafortunado si todas las salas de reuniones (con facilidades de videoconferencia) estén ocupadas. Y no olvidemos lo complicado que puede ser agendar una sala, coordinar invitados de diferentes oficinas, sedes y locaciones. Tener una sala virtual de completa disponibilidad es idóneo en momentos de crisis.

Las salas virtuales de videoconferencia se pueden adaptar a situaciones donde la planeación no es posible y es necesario tomar decisiones. Una crisis puede ocurrir en cualquier momento y una sala virtual, está disponible 24/7.


Hay 4 pasos que usted puede tomar para crear un proceso robusto para manejar de mejor forma situaciones de crisis usando salas virtuales de video:

  1. Cree tantas salas como sea posible para diferentes propósitos y ocasiones

  2. Cree instrucciones para cada sala; que sala usar para que circunstancia y quien debería atender a ella

  3. Decida quién necesita acceso para que estos puedan unirse cuando lo necesiten

  4. Realice simulacros para probar su sistema y la velocidad en que su solución actual de salas virtuales de videoconferencia le permite responder a una crisis

Accesible en cualquier dispositivo


Todos tenemos distintas formas de trabajar. Algunos prefieren unirse a reuniones desde su puesto de oficina, desde nuestros portátiles en casa, desde nuestros smartphones en el aeropuerto, o en unidades o dispositivos dedicados para videoconferencia. Con una agenda de trabajo apretada, el poder contar con flexibilidad y disponibilidad permanente se convierte en un factor crucial.



Esa es la razón principal por que cada vez más grandes organizaciones opten por incluir soluciones de videoconferencia que soporte salas virtuales en la nube que sea accesible de forma rápida y sencilla en cualquier plataforma, sin generar limitaciones y retrasos.


¿Cómo implementarlas?


En el mercado existe una variedad de soluciones que aportan algunas características mencionadas en este artículo. Lo más importante es evaluar la necesidad de tener espacios digitales y ahorrar en espacios físicos, para ganar disponibilidad, flexibilidad y calidad.


Si deseas conocer más al respecto sobre cómo ITNG puede ayudarle a implementar soluciones de videoconferencia Cloud y On Premises, contáctenos en el siguiente vínculo.

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