¿Le ha tomado más de 15 minutos dar inicio a sus reuniones en sala por ajustes técnicos de su video, audio u otro?
¿Llama en más de una ocasión al ingeniero de TI para que le ayude a conectarse, compartir una presentación o ver a participantes remotos?
¿Tiene que levantar la voz más de lo normal para ser escuchado, o hacer un esfuerzo por escuchar a sus compañeros en sala o remotos?
Si la respuesta a algunas de estas preguntas es sí, estamos seguros que este artículo podrá ayudarle a enfocarse en el punto más central y relevante para todos: asegurar la calidad de la experiencia de sus reuniones; no solo de los que participan presencialmente, sino también de los que se conectan de forma remota, y cómo al colaborar de forma eficiente, fácil e intuitiva disfrutarán de experiencias de valor.
La sala presidencial o gerencial es por lo general el espacio más estético, que cuenta con capacidad para sostener reuniones de alta agenda ejecutiva entre colegas, proveedores y clientes, y el que definitivamente refleja la imagen de la empresa. No solamente deben ser cómodas, espaciosas y bien diseñadas desde el punto de vista arquitectónico, sino también deben ser completamente funcionales y enteramente colaborativas.
Primero hablemos de Colaboración. La colaboración en el ámbito corporativo es una práctica laboral donde los individuos trabajan conjuntamente en un propósito común, tras un beneficio de la organización a la que pertenecen. Los espacios y herramientas colaborativas son aquellas que permiten a trabajadores lograr sus objetivos laborales y así, cumplir metas trazadas por la corporación.
Uno de dichos espacios son las salas de reuniones (últimamente usadas para videoconferencias también), donde los colaboradores se pueden reunir no solo a ver a otros en espacios físicos y virtuales, sino a compartir archivos y contenido multimedia, discutir ideas y hacer anotaciones, chatear, programar calendario y mucho más. Pero todo lo anterior solo es posible si la sala está dotada con los recursos apropiados. De lo contrario, será sólo una simple sala de reuniones, con altas probabilidades de generar frustraciones.
Ahora veamos algunos aspectos importantes a considerar para lograr brindar la experiencia deseada.
1. Video de alta calidad, siempre
Es fácil sobreestimar la calidad del video como factor importante al momento de una conferencia, dando por sentado que contando con una buena conexión a internet y un buen computador será suficiente. La realidad es que tanto la tecnología/plataforma que estemos usando como motor de video para la reunión, y los equipos que estén destinados a procesarla, son puntos vitales al momento de contar con una buena calidad y estabilidad de video-reunión.
Seguramente hemos tenido videoconferencias sobre plataformas “populares” en donde, debido a la pésima calidad del video hemos preferido desactivarlo para así al menos escuchar bien a los participantes. Pero a nivel corporativo esto no es aceptable. Los colaboradores a nivel gerencial y directivo demandan excelente calidad de video y para ello, las áreas de encargadas deben buscar:
Una plataforma confiable, estable y con tecnología que entregue calidades de vídeo HD, FHD y 4k.
Se recomiendan equipos dedicados para procesar el video de forma exclusiva. Un computador no está dedicado a hacer esta tarea y debe llevar a cabo muchos otros procesos, por lo cual no entregará un resultado óptimo. Aún así, su sala deberá estar preparada para ambos escenarios.
Cámaras optimizadas para sesiones de videoconferencia grupales, con capacidad de acercamiento de participantes de al menos 10 veces.
Facilidad de vinculación a la sala y/o reunión de fuentes externas de video como reproductores DVD, BlueRay, TV Satelital, PC, USB, dispositivos móviles, etc.
2. Cuando el audio hace la diferencia
El sonido en la sala de reunión no puede estar limitado a un simple parlante externo y un micrófono ambiente de computador. En cuanto a salas respecta, en especial las presidenciales/gerenciales, es necesario seleccionar equipos que suplan las necesidades acordes a su espacio, que sean capaces de brindar una experiencia auditiva profesional: escuchar bien y ser bien escuchados es el reto. Algunos aspectos como:
el eco (o reverberación)
el timbre, claridad y nitidez de la voz de cada participante
la eliminación del ruido ambiente
la retroalimentación
la movilidad en la sala
las distintas fuentes de audio en la reunión
la intensidad y el control de volumen de reproducción
Y muchos otros, deben ser tenidos en cuenta a la hora de realizar el correcto diseño de la solución de sonido especializado. Tenga en cuenta al menos los siguientes puntos:
Microfonería de calidad, preferiblemente inalámbrica. El uso de micrófonos profesionales de techo es ideal para que el audio sea más natural, logrando áreas de reunión amplias y limpias, resaltando así la estética y arquitectura de la sala.
Sistemas de procesamiento digital de audio y voz, para evitar la molesta retroalimentación y dar mayor claridad a las voces captadas y amplificadas, permitiendo así que siempre podamos escuchar a todos de forma entendible con el nivel de volumen y nitidez correcto.
Parlantes y amplificadores de sala, todo integrado al procesador de audio que permita la mejor acústica que exigen sus participantes.
Flexibilidad que permita contar con administración de fuentes locales y externas de audio/voz, tales como reproductores DVD/BluRay, TV Satelital, contenido multimedia, etc.
3. La colaboración en el centro de todo
Como se mencionó anteriormente, brindar facilidades de colaboración es igual de esencial en el proceso productivo. A continuación listamos algunos elementos comunes que, bien puede que vengan embebidos en la solución de videocolaboración, o que sean realizados por dispositivos individuales integrados al sistema de videocolaboración.
Compartir contenido multimedia, ya sea localmente en la sala o en la videoconferencia, preferiblemente de forma inalámbrica evitando molestos cables, o desplazamientos improductivos e incómodos dentro de la sala de reunión.
Visualización de la pantalla de cualquier dispositivo móvil que traigan consigo sus participantes a sala, no importa su marca o referencia; la verdadera colaboración está en la libertad de usar su propio dispositivo sin limitaciones.
Tableros y pantallas interactivas que puedan ser fácilmente incorporadas con la reunión convirtiendo realmente en colaboradores, y no solo en observadores, a los participantes remotos.
Funciones de comunicación escrita vía chat.
Calendario y agendamiento integrado
4. Simplicidad de uso con control y automatización
Quienes hacen uso de estos espacios colaborativos adecuados para tener la mejor experiencia en audio y video, no esperan tener que conectar y desconectar cables, manipular equipos o múltiples controles remotos, sino sencillamente indicar a voluntad qué desean lograr en su sala de manera rápida y directa, con un simple click/tap. Por su lado las áreas de tecnología tampoco esperan tener que reservar y suministrar personal técnico de ingeniería y soporte cada vez que sus participantes, por lo general Gerentes o Directores de alto nivel, requieran usar una sala de reuniones.
Para ello, los elementos de control y automatización le ayudarán a que con un simple toque en una pantalla táctil o dispositivo móvil, sea fácil, intuitivo y natural cargar la configuración de la sala que desea (encender, apagar, subir y bajar niveles de volumen, luz, temperatura en ambientes predeterminados por cada uso local, remoto, compartido, etc.), para hacer de su reunión una experiencia atractiva, productiva y colaborativa… como debe ser!
Existen diferentes herramientas y sistemas de control en el mercado pero lo mejor es consultar con un integrador experto en adecuación de salas para que sea una solución que interactúe de forma completa e integral.
5. La escalabilidad, crecimiento asegurado
Es evidente que ejecutar un proyecto o una adecuación de estas magnitudes requiere un arduo trabajo y una inversión importante, pero no hay porque hacerlo todo en una sola fase.
Una buena solución de adecuación de sala es completamente escalable, permitiéndole ir desplegando funcionalidades y creciendo en herramientas mencionadas anteriormente a la velocidad y prioridad que usted requiera, y así comenzar a experimentar los beneficios de disfrutar de espacios colaborativos de alta calidad.
Incluir los elementos mencionados definitivamente lograrán un impacto positivo en el desarrollo de sus reuniones en estos espacios colaborativos Gerenciales y Directivos. El crecimiento y dinámica del flujo de operaciones diarias también obliga a sus trabajadores a interactuar, de la misma manera, en espacios y salas más pequeñas. Así las cosas, dichas salas deberán asegurar también los mismos elementos de video, audio, colaboración y control, naturalmente ajustados al propio entorno más limitado. Un análisis más detallado de cada espacio, con certeza permitirá incluir elementos apropiados que extiendan la colaboración y capacidades a éstos.
En conclusión…
Si desea llevar sus reuniones y espacios de trabajo al siguiente nivel, a la era de la transformación digital incrementando la productividad de sus colaboradores de alto nivel ejecutivo y el engage con sus clientes, tome en cuenta los puntos mencionados anteriormente y sobre todo recuerde que, no necesariamente una inversión inferior será del todo funcional y duradera. Deberá ser la justa y adecuada a su entorno y deseos de operación.
Si desea obtener más información sobre el diseño y adecuación de sus salas de videoconferencia, le podremos ayudar. Contáctenos aquí.